In gesprek met stadsarchivaris Inge Schoups
  • Berichtcategorie:*** / Interview

In de teamvoorstelling van deze maand gaan we in gesprek met Inge Schoups, die als Antwerpse stadsarchivaris een belangrijke rol speelde in het tot stand komen van S.O.S. Antwerpen. Inge gaat eind deze maand met pensioen en sluit een loopbaan van 27 jaar als stadsarchivaris af. Die ervaring maakt van haar een bron van wijsheid over Antwerpen en een uitermate belangrijke schakel in het Antwerpse geheugen. Inge gaf vorm aan het Felixarchief zoals we het vandaag kennen en speelde een voortrekkersrol in de toenemende digitalisatie van het archief. Ook het werk van vrijwilligers was daarbij van groot belang. Zij hielpen archieven beschrijven en verpakken maar dragen vooral ook bij aan de zichtbaarheid van het archief naar een breed publiek. Dat verdient een uitgebreid gesprek!

Dag Inge, kan je een woordje uitleg geven over jouw job en het Felixarchief?

Onze werking is heel vergelijkbaar met die van andere stads- en gemeentearchieven. Onze belangrijkste opdracht is ervoor te zorgen dat de documenten die vandaag door de administratie worden gecreëerd, worden gearchiveerd. De basis van onze werking is het zogenaamde democratisch principe. De burger moet kunnen weten waarom de overheid bepaalde beslissingen heeft genomen en daarom moet de overheid ervoor zorgen dat al haar handelen is gedocumenteerd. Die plicht van de overheid om zijn handelen te documenteren, is de basis van onze archiefwerking. Ik vind dat zelf ook een heel belangrijk gegeven.

Wij werken daarom samen met de stadsdiensten in de meest brede zin, dus ook met de politie en het havenbedrijf. Wij zorgen ervoor dat zij weten dat die archiveringsverplichting bestaat en dat wij hen daarbij kunnen helpen. De GDPR-wetgeving heeft dat ook nog eens onderlijnd: als burger hebben wij het recht om stukken te vernietigen. Tegelijkertijd bestaat er een archiveringsplicht in het algemeen belang zodat we ten allen tijden kunnen weten wat de overheid doet en waarom ze het doet.

Daaruit volgt dat na verloop van tijd die documenten ook nog een historische waarde krijgen en kunnen ingezet worden voor de meest uiteenlopende onderzoeken gaande van historisch onderzoek tot stadsplanning. We vullen het overheidsarchief ook aan met privé-archieven want het belang van archiveren is om het verleden te kunnen reconstrueren. Alleen met de overheidsarchieven kan je dat niet. Daarom verwerven we ook particuliere archieven.

Inge Schoups is sinds 1994 stadsarchivaris van Antwerpen. Na 27 jaar dienst gaat ze op 1 mei met pensioen.

Je sluit eind deze maand een loopbaan van 27 jaar als stadsarchivaris af. Wat zijn de centrale momenten in deze periode geweest?

Het is een lange periode, maar ik denk aan vijf momenten die echt belangrijk voor me zijn geweest. In 2000-2001 hebben we het project eDAVID gedaan waarbij we als eersten in België conceptueel over digitale archivering zijn beginnen nadenken. Daardoor zijn we vanaf 2001 bijvoorbeeld e-mails beginnen archiveren. Dat was toen heel innovatief en daar ging heel wat reflectie aan vooraf. Dat is het interessante aan het werk van een archivaris: als er een nieuwe vorm verschijnt, bekijken wij of het moet worden gearchiveerd. Wij waren bovendien de eerste instelling die websites heeft gearchiveerd. Daarover leefde onder archivarissen het idee dat een website toch geen bestuursdocument was. Maar wij kwamen tot de conclusie dat het wel belangrijk was om websites bij te houden, want een burger kan rechten ontlenen aan iets dat op een website staat. Dat conceptueel nadenken is de basis van alles wat we daarna gedaan hebben.

Een tweede belangrijk moment was de verhuis van de Venusstraat naar het Felixarchief in 2006. Dat was een erg mooi project. Het heeft ervoor gezorgd dat mensen veel sneller de weg naar het archief vonden. Kort na de verhuis is ook de werking van ons digitaal depot opgericht. Daarmee waren we de eersten in de Benelux en dat werkt vandaag nog steeds. Dankzij dat digitaal depot kunnen we nu het S.O.S. Antwerpen project doen, kunnen wij nu collega’s van thuis uit laten werken en kunnen mensen van thuis uit dossiers raadplegen. Dat bewijst nu ten tijde van corona meer dan ooit zijn nut.

Een ander belangrijk moment voor mij was dat we de stadswerking hebben gedigitaliseerd. Het beeld bestaat nog steeds dat archivarissen zich enkel om papier bekommeren en dat digitale archivering een probleem is voor de toekomst. Ik ben erg fier dat de stad de beslissing genomen heeft om digitaal te werken en dat men aan ons gevraagd heeft om dat project te trekken. De visie die we in de jaren daarvoor, met eDAVID, hadden ontwikkeld, werd toen erkend.

Tenslotte zie ik ook de beslissing uit 2010 om het beheer van de archieven van de stad en het OCMW te laten samengaan als een sleutelmoment. Een enorm deel van de sociale geschiedenis van de stad wordt geschreven door het OCMW. Dat dit archief nu in één gebouw zit met het stadsarchief en op éénzelfde manier wordt ontsloten, is voor de bezoeker een grote meerwaarde.

Als ik mij 27 jaar lang niets had aangetrokken van de digitalisering, dan was er iets weggeknipt uit de Antwerpse geschiedenis.

INge Schoups

Op welke manier beslissen jullie wat te digitaliseren en wat niet? 

Er zijn een aantal criteria die spelen. Ten eerste is het materieel verval van de originele drager van belang. Dragers die, als we niets doen, verloren gaan. Denk maar aan polaroids, faxen, doorslagjes, kalktekeningen, kleurendia’s en foto’s uit bepaalde periodes. Ten tweede digitaliseren we ook heel veel geraadpleegde stukken waarvan we vrezen dat de raadpleging de stukken op termijn kapot zal maken. Een derde groep bestaat uit archieven waarvan de hybride vorm complex is. Bijvoorbeeld een dossier waarvan 20% papier is en 80% digitaal.

Het Antwerpse stadsarchief heeft binnen het archieflandschap een voortrekkersrol en voorbeeldfunctie wat betreft de digitale ontsluiting en archivering van archieven. Hoe is dat zo gekomen?

Ik heb, voor ik in Antwerpen aan de slag ging, tien jaar in het Algemeen Rijksarchief gewerkt en ik was daar betrokken bij de opstart van digitaliseringsprojecten. De belangstelling voor het inzetten van de computer was er dus al. Maar de belangrijkste reden om in te zetten op digitalisatie kwam vanuit mijn verantwoordelijkheid als archivaris. Die is om ervoor te zorgen dat wat er vandaag gebeurt in Antwerpen, morgen door iemand kan worden bestudeerd. Het vandaag, en dat was in 1995 ook al zo, is digitaal. Ik vind het mijn plicht om te zorgen dat al wat er nu digitaal ontstaat, kan bewaard worden. Het digitale heeft bovendien als effect dat je geen jaar kan wachten, want dan is er een ander bestandsformaat, een andere drager of een andere computer, waardoor we de bestanden niet meer kunnen lezen. Ik kon het dus niet tien jaar of honderd jaar laten liggen, zoals wel kan met papieren archieven. Als ik mij 27 jaar lang niets had aangetrokken van de digitalisering, dan was er iets weggeknipt uit de Antwerpse geschiedenis. Dat is mijn motivatie geweest, mijn plicht als archivaris. Maar het is een heel leuke plicht. Het is een belangrijke maatschappelijke verantwoordelijkheid.

In 2006 verhuisde het stadsarchief naar het voormalig Sint-Felixpakhuis, nu bekend als het Felixarchief.

Het stadsarchief werkt actief met vrijwilligers. Wat is het belang van vrijwilligerswerk voor jullie werking?

Onze vrijwilligerswerking is eerder toevallig ontstaan eind jaren negentig. We werden toen geregeld gecontacteerd door mensen die ons kenden, die vertrouwd waren met de leeszaalwerking of die bepaalde archieven kenden. Wij hebben vrij snel ingezien dat over een aantal archieven zoveel kennis zit bij mensen, die in die organisaties hebben gewerkt en daar belangstelling voor hebben, dat het toch wel gek zou zijn om met die kennis niets te doen. Zeker als die mensen staan te springen om maatschappelijk zinvol werk te doen. We moeten niet denken dat we als overheid alles op ons eentje kunnen doen, dat wij alles het beste weten en dat alle kennis bij ons zit. Want dat is niet waar. De belangrijkste insteek is dat de meeste vrijwilligers maatschappelijk zinvol werk willen doen. Zij voelen zich maatschappelijk betrokken.

Welke archiefbestanden en taken zijn ondertussen met hulp van vrijwilligers afgewerkt?

Enkele vroegere werknemers van Cockerill hebben het hele Cockerillarchief geordend. Dat was fantastisch want die mensen herkenden bijvoorbeeld de schepen direct. We hebben dat ook met de theaterarchieven gedaan, of met de archieven van de Chorale en van Kindervreugd. Vrijwilligers herkenden alle acteurs en actrices die niemand van ons nog kende. Zo konden zij de foto’s beschrijven. Ook mensen van de politie en de brandweer die belangstelling hadden voor de archieven van hun dienst zijn bij ons komen werken. Dat is de essentie: kennis niet verloren laten gaan en mensen betrekken die maatschappelijk een rol willen spelen. Anderzijds is het werk van vrijwilligers natuurlijk een enorme hulp. Zij doen ontzaglijk veel werk door het maken van beschrijvingen en het digitaliseren van archieven. Wat zij doen, heeft onmiddellijk effect voor al diegenen die archiefopzoekingen doen.

“Vrijwilligerswerk is een absolute meerwaarde voor onze organisatie zonder dat dat in economische termen kan worden uitgedrukt.”

Inge Schoups over het belang van vrijwilligerswerk

Met hoeveel vrijwilligers werken jullie vandaag? Wat zijn hun taken?

We hebben een groep van een veertigtal vrijwilligers die in het archief komt werken. Dat zijn mensen die echt op de werkvloer aanwezig zijn en een vaste werkplek hebben. Ze helpen bij het digitaliseren, het maken van beschrijvingen, soms helpen ze verpakken. Zo heeft er een ploegje vrijwilligers jarenlang glasplaten uit oude verpakkingen gehaald en die één voor één afgestoft met speciale borsteltjes en dan opnieuw verpakt. Daarnaast is er een grotere groep vrijwilligers die van thuis uit archieven beschrijft, een beetje zoals in het S.O.S. Antwerpen project. Hun aantal fluctueert. Men kan zich online aanmelden. We proberen dat laagdrempelig te houden.

Het werk is vaak op maat van de vrijwilliger. Wij voeren altijd een gesprek en we bekijken waar de belangstelling van een vrijwilliger naar uit gaat. Iemand die bijvoorbeeld graag met fotoarchieven werkt, laten we historische foto’s beschrijven. Omdat er zo veel werk moet gedaan worden, kunnen we het werk ook personaliseren. Mensen waarderen dat heel hard. Het vraagt van onze kant wel wat organisatie.

Vrijwilligerswerk biedt duidelijk een aantal voordelen en mogelijkheden, maar gaan er ook specifieke moeilijkheden mee gepaard? Zijn er initiatieven of steun (bv. vanuit de overheid) die zouden kunnen helpen?

Ik denk niet graag in termen van moeilijkheden. Als je ervoor kiest, weet je dat het een impact heeft op je organisatie. Daarom kan een beslissing alleen maar werken als ze gedragen wordt door de ploeg. Ik kan dat heel fijn op mezelf beslissen, maar het werk, de opvolging komt wel bij collega’s terecht. Vrijwilligerswerk vraagt niet alleen een inhoudelijke opvolging maar ook een stuk administratieve ondersteuning: werkplekken zoeken, zorgen dat er laptops klaarstaan, dat de paswoorden er zijn…. Er is dus wel degelijk een impact op de werklast van je werknemers. Wij hebben dat zoveel mogelijk proberen te verdelen. We hebben momenteel wel het maximum aantal vrijwilligers op de werkvloer bereikt.

De laatste jaren is de belangstelling van de overheid voor vrijwilligerswerking gestegen en dat betekent dat de stad nu een contract voorziet zodat verzekeringen, aansprakelijkheid en vergoeding voor verplaatsingskosten geregeld zijn. Er worden ook incentives voorzien. Zo hebben wij voor de vrijwilligersdag een klein budget waarmee we een taart kopen of waarmee we een uitstap naar een tentoonstelling kunnen organiseren. Het is fijn dat er bij de overheid meer belangstelling is om het vrijwilligerswerk te ondersteunen. We hebben onze vrijwilligers het voorbije jaar door corona erg gemist.

“Geschiedenis gaat me niet loslaten, en de geschiedenis van het archief zal me niet loslaten.”

INGE SCHOUPS OVER HAAR TOEKOMST

Wat is het belang van S.O.S. Antwerpen voor het archief?

Vrijwilligerswerk is een absolute meerwaarde voor onze organisatie zonder dat dat in economische termen kan worden uitgedrukt. Het vergroot het draagvlak, het gemeenschapsgevoel. De opdracht van het archief is er één van iedereen. De return bestaat uit zoveel meer dan het werk dat door vrijwilligers wordt gedaan. Het is een ambassadeurschap voor historisch onderzoek. Het zorgt ervoor dat de groep mensen, die het nut inziet van historisch onderzoek en van archieven, groter wordt en dat is de allergrootste meerwaarde. Dat er ondertussen ook gegevens verwerkt worden, is mooi meegenomen, maar dat is niet het belangrijkste.

Daarnaast is een project als S.O.S. Antwerpen ook belangrijk omdat het een voorbeeld is van een ideale samenwerking met wetenschappelijke partners. Het is onze opdracht als archief om historisch onderzoek te faciliteren en ervoor te zorgen dat onderzoekers zo goed mogelijk gebruik kunnen maken van de bij ons bewaarde bronnen. De formule met S.O.S. Antwerpen is er niet één waar het archief alles moet doen. Bij dit project zit het mooi in balans en vullen de verschillende partners elkaar perfect aan. Daar ben ik heel blij om.

Eind deze maand ga je met pensioen. Hoe kijk je terug op je carrière en wat zijn je plannen voor de toekomst?

Ik kijk terug met heel veel dankbaarheid en erkentelijkheid naar de mensen van het stadsarchief. Dat is zo’n gemotiveerde ploeg die zo graag haar werk doet. Dan is het gewoon een plezier om te gaan werken. Ik kan er alleen maar in positieve bewoordingen over spreken.

Wat betreft mijn toekomst, bulkt het van de plannen. Ik blijf actief bij het Genootschap voor Antwerpse Geschiedenis. Wij geven daar het jaarboek HistoriANT mee uit en we gaan ook een eeuwboek maken. Ik blijf hoofdredacteur bij Politea voor een handboek over archivistiek en ik ga mij ook bezighouden met de biografie van Pieter Génard, een van mijn voorgangers (stadsarchivaris van 1863 tot 1894). Daarnaast ga ik ook vrijwilligerswerk doen. Weliswaar buiten de sector, in enkele organisaties die ik al vele jaren een warm hart toedraag. Ik zal allicht niet veel thuis zijn, ik heb mijn man al verwittigd. Geschiedenis gaat me niet loslaten, en de geschiedenis van het archief zal me niet loslaten.